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重庆中旺档案整理有限公司(原重庆兴华档案装具厂)成立于2005年,是一家专业从事档案整理加工,档案整理外包服务,数字化档案加工扫描的数据录入、数据加工、档案扫描、档案整理外包“服务”、集档案信息化建设、档案事业信息化发展技术研究、设计和开发并提供相关服务,集研发、生产、市场于一体的综合性技术服务公司

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对档案信息化建设的思考

来源:未知   时间:2016-08-28

——学习实践科学发展观调研报告
        信息已成为社会发展重要的战略资源,知识和信息的生产、分配和使用将成为世界经济发展的新的增长点,各行各业纷纷制定、调整自己的发展战略,以期抢占21世纪的战略制高点。加快信息资源和基础设施建设,高效科学地利用信息资源,使信息资源充分体现其社会价值和经济价值,为社会发展服务,是信息化建设的最终目标。在开展深入学习实践科学发展观活动以来,通过认真学习和广泛讨论,结合本单位实际,本人就档案信息化建设问题谈点个人的见解。
 
一、档案信息化是社会发展必然
        档案信息化对于政务信息化有着巨大的推动和影响作用,档案信息化的水平将直接影响着政府的竞争力和服务管理质量。政务信息化的发展将以电子政府成为信息化建设的重要标志,互联网将成为政府职能的重要表现形式和媒介,政府的信息披露、网上办公、政府采购与招标等活动将更多地通过网络来实现;电子政府将成为一个跨越政府部门和管理行业的综合平台,将成为各级政府机关与企业和民众的连接中心,它是社会信息化重要标志之一。
        原始信息,无可厚非的是信息资源的重要组成部分,随着社会信息化进程的加快,民众的档案意识的增强,其价值日渐提升,社会对档案管理也提出了更高的要求,早已不限于"管好"档案,更多地要求是"用好"档案。档案管理部门必须提高其自身的管理水平,管理手段必须从手工方式向现代管理方式转变,为社会提供高效、优质的档案信息服务。"提升档案管理档次,将档案交给计算机系统管理"正式成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展,为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机,社会及每个单位网络基础设施不断改进完善,也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设,档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现,以高度集成的网络信息为基础,实现档案管理的标准化、数字化、规范化,为社会各界提供快捷高效的档案信息服务,是档案部门和档案工作者当前和相当长时期艰巨的系统工程。
 
二、档案信息化建设的特点
        档案信息化建设是信息社会建设的一部分,其建设的过程和目的虽然与其他信息化建设有共同之处,但由于档案的特殊性,就有其自身的特点,主要表现如下:1、档案信息化是政务信息化建设的重要组成部分。
       社会信息化快速发展对档案工作影响巨大。信息化导致档案数量剧增,档案载体呈现多样性,档案内容分散交叉。必须改变传统管理方法,一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用,不宜用传统的档案管理方法来管理;另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加,传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要,这就要求采用新技术,特别是信息技术改变管理模式和方法,取代传统的管理手段和方法。
       当前,我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点,我国电子政务的进程势不可挡,依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理,是当今电子政务建设的重要组成部分。实际应用中,各级机关单位"办公"的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文,公文的处理是政府机关处理公务和行政管理的重要工具。因此人们越来越意识实现公文的自动化处理,提高政府办公效率和领导决策能力的必要性,并如火如荼的实践着。但是作为公文处理的另一环节--档案管理,却面临着如何与时俱进的问题。其实,文、档(文书,档案)有着首尾、因果关系,并贯穿于政务机关工作的始终。因此,档案信息化建设必须紧跟电子政务建设步伐,档案部门信息化建设要纳入同级电子政务体系。抓住各级政府电子政务建设给档案信息化发展带来的挑战和机遇,使档案信息化尽快适应电子政务建设和运行的需要。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案,如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务,如何满足公众需要为政务信息公开发掘资源,已成为档案管理面临的问题。
 
2、信息的正确性、可靠性要求高。
      档案信息化建设的核心是资源建设,在资源建设过程中,保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛,信息量巨大,且资源增长速度快,重构难度大,如果资源包含的信息正确性、可靠性不高,将使资源的利用困难,最终影响信息化建设的成败。
 
3、信息的安全性必须得到保证。
      档案信息化建设的目的是为社会提供档案信息服务,不可避免地借助现有的各种网络设施,由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点,信息资产比传统的实物资产更加脆弱,更容易受到损害,这样势必威胁档案信息的安全性。为了保证信息的安全性,必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作,在通过网络为社会提供信息服务的过程中,要采取多方面的安全措施,保证档案信息的安全。
 
4、建设时间周期长,是一项长期的系统工程。
      政治传统延缓了档案信息化建设的提出,传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力,档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力,尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础,有着独到的"天时地利人和",但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较,存在着明显的不足与落伍,甚至是滞后,欠帐太多,受财力、技术力量等因素不同程度的影响,注定档案信息化建设时间周期长,必须采取分步实施和边开发边利用原则,将信息化工作稳步推进。
 
5、必须采用成熟、通用的技术及产品。
      在档案信息化建设的过程中,将采用多种信息处理技术和产品,这些技术和产品必须是成熟的,以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面,档案信息资源的保存利用是长期的、永久的,这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的,非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难,甚至在将来无法利用,造成极大的人力、物力和资源的浪费。
 
三、档案信息化建设面临的问题
1、数字化档案管理标准规范:
      目前各种数字化档案管理系统采用的管理模式基本是沿用传统的管理模式,功能主要是查询利用,仅仅是管理和利用手段的变化,研究一套适合计算机系统档案管理规范,方便查询利用,以及对档案信息进行更深层次的统计分析,是具有非常重要的意义。
 
2、怎样使档案管理工作容入到电子政务中
      由于电子政务的广泛使用,电子文件的大量产生,以及由此而来的电子文档管理,是信息时代档案工作面临的重大课题,如何加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导,保证归档电子文件完整、有效、真实,是值得研究的。
 
3、加强横向联合,实现档案信息资源共享
      在社会信息化加速时代,人们对信息要求全面、准确、快速、方便。由于信息需求量的增加,人们的注意力就不只局限于某一方面,而会更多地注意到档案部门之间的联系,着眼于档案信息与其他信息的联系,因我们管理体制的问题,档案管理存在条块分割、横向联系堵塞,各系统间沟通少,标准规范不统一,造成档案信息交流的困难。需要政府宏观控制,大力加强横向联合,共同进行档案信息化建设过程中涉及到的相关标准研究、制订、实施,在档案信息化建设过程中规范相关责任者的行为,按照标准统一实施,借助信息资源的网络化管理,最终形成一个更大的信息系统,建立一个范围更大的信息管理体制,实现档案信息资源的共享。
 
4、怎样增强民众的档案意识
       档案意识的淡薄使档案信息化缺乏应有的精神动力,良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。一个有着良好的档案意识的社会,必然对档案信息有着高度的认知,能充分认识到档案信息对社会发展的重要性,一旦社会成员普遍具有良好的档案意识,必然产生运用档案信息价值强烈要求,这种强烈要求将进一步转化为档案信息化建设的重要推动力,使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中。同时档案的信息化建设,不但要有一定的社会成员对档案的信息属性有着深刻的认知,而且还要有在此基础上对档案信息有着价值上的认知,并且有着量上的需求,然后才能真正有从社会信息的角度去看待档案,才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动。
 
5、数字化档案应用系统的网络安全性
       数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务,必须要采用一套完整的安全措施,保证网络系统安全性,防止黑客的攻击和病毒的入侵,使数据和应用系统不被破坏,系统时刻保持正常运转,信息传输的过程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的内容很多,需要在管理上制定严格的管理制度,提高系统管理人员的技术水平,在技术上,设计实施切实可行网络安全策略,如采用严格的身份认证和权限管理,配置防火墙产品,配备入侵检测系统和信息传输加密产品,安装防病毒系统,另外一套备份与灾难恢复系统也是必不可少的,利用灾难恢复系统可以实现快速恢复。