重庆市人力资源和社会保障局电子文件
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重庆市人力资源和社会保障局电子文件
渝人社发〔2016〕132号
重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局
关于印发重庆市社会保险业务档案
管理办法的通知
各区县（自治县）人力资源和社会保障局、档案局，两江新区社会保障局、档案馆，万盛经开区人力资源和社会保障局、档案局：
中华人民共和国国家标准《社会保险业务档案管理规范》（GB?T31599—2015）（以下简称《管理规范》）于2015年6月发布，2016年1月1日实施。根据《管理规范》的规定，结合我市社保档案工作实际及电子档案管理要求，对2013年5月20日由重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局印发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）作了修订。现将修订后的《重庆市社会保险业务档案管理办法》印发你们，请遵照执行。
重庆市人力资源和社会保障局
重庆市档案局
2016年7月1日
重庆市社会保险业务档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为贯彻中华人民共和国国家标准《社会保险业务档案管理规范》（GB/T 31599-2015，以下简称《管理规范》）,进一步加强和规范我市社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案的真实、完整和安全，以“记录一生、保障一生、服务一生”为宗旨，结合我市社保业务档案工作实际，以及规范开展档案数字化工作和电子档案管理工作的需要，制定本办法。
第二条 本办法所称社会保险业务档案（以下简称社保业务档案），是指社会保险经办机构（以下简称社保经办机构），在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的文字材料、电子文件、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条 本办法适用于我市各级社保经办机构对社保业务档案的管理。
第二章 组织机构和职责
第四条 重庆市人力资源和社会保障行政部门负责全市社保业务档案工作的组织领导。
重庆市社会保险局具体负责指导全市社保经办机构做好社保业务档案的管理工作，并接受重庆市档案行政管理部门的监督和指导。
各区县（自治县）人力资源和社会保障行政部门负责本行政区域内社保档案工作的组织领导。
各区县（自治县）社保经办机构是社保业务档案管理的主体，负责对所经办的社保业务档案进行管理，并接受当地档案行政管理部门的监督和指导。
业务下沉到街道、乡镇社保所的，区县社保经办机构应负责对其档案管理进行监督和指导，确保档案的完整与安全。
第五条 各级社保经办机构应根据档案工作的要求建立健全社保业务档案收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁、统计、移交、档案工作突发事件和自然灾害应急预案等管理工作制度并认真贯彻实施。
各级社保经办机构应明确分管领导和责任部门，配备相对稳定满足工作需要的专职档案工作人员，经办机构各内设部门应确定1名兼职档案工作人员，负责管理本部门社保业务文件材料。
第三章 整理归档
第六条 社保业务档案根据《管理规范》，按照“年度—档案类别—案卷类别”进行分类，采取“按件组卷”方法整理（详见附件1）；社保基金收款和支付凭证、账簿、报表材料按照重庆市档案局重庆市财政局印发的《重庆市会计档案整理规则》要求进行整理；社保电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定整理。
第七条 社保业务经办人员应及时将办结的社保业务材料进行整理，按同一主体或同一内容自然时段装订成一卷或数卷，按《管理规范》编制档号，按重庆市人力资源和社会保障局业务电子一体化档案管理系统条码规则编制条码，附上案卷封面和卷内文件目录，完成组卷工作。
社保业务经办人员应按接卷号顺序编制好移交清单，定期向本部门兼职档案工作人员移交档案，各业务部门定期移交机关档案室归档。交接时应按照工作流程、业务类型清点数量，查看整理质量，填写交接单（见附件2），对不符合归档要求的要限期整改再行移交签收手续。
第八条 归档社保业务材料的基本要求：
（一）应归档的业务材料齐全完整；
（二）内容、字迹、印章和日期清晰，审批手续齐全；
（三）用纸和书写材料符合档案保护要求；
（四）业务材料归档时间正确，即按办结日期为准。
第九条 社保业务档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为10年、30年、50年、100年。保管时间自档案形成之日的次年1月1日开始计算。具体划分保管期限按照《管理规范》中《社会保险业务材料归档范围和保管期限》执行（详见附件3）。
第十条 社保经办机构应将保管期限30年及以上的业务材料进行数字化处理，社保业务经办部门在移交纸质业务材料时，应同时移交与之相对应的电子业务材料或数字化副本。
第四章 保管利用
第十一条 各级社保经办机构应建立机关档案室，配备档案专用库房，对社保业务档案实行集中统一保管。档案库房要符合防火、防盗、防水、防潮、防光、防紫外线、防尘、防高温、防有害生物要求，配备防盗门（窗）、档案柜架、温湿度计、除湿机、空调、吸尘器、灭火器等设施设备，配置要求按照《管理规范》中《档案库房设施设备及耗材配置》执行（见附件4），做好档案安全检查记录（见附件5）。
库内档案按照《管理规范》中分类方案层次顺序即：年度—档案类别—案卷类别—档号顺序排列上架。档案柜架从左至右编制列号，同一列中从左至右编制柜号，同一柜中从上到下、从左至右顺序排列档案，并绘制档案存放示意图及档案柜存放索引，方便查找利用。
第十二条 各级社保经办机构应根据档案工作需要配备复印机、扫描仪、刻录机、计算机、打印机、条码扫描枪、档案塑封机等现代化办公设备，实现档案管理现代化。
第十三条 各级社保经办机构应按照《管理规范》和《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）要求建立全宗卷，卷内应有全宗介绍、组织机构沿革、大事记、档案分类排列方案、档案整理说明、归档范围与保管期限表、档案著录规则、单位简称表、档案交接凭证、鉴定报告、销毁清册，档案统计台帐（见附件6）等内容。
第十四条 各级社保经办机构依法规范为参保单位和参保个人、行政部门、社会组织、社保业务经办人员提供档案信息查询服务工作。
第十五条 查阅档案要严格实行审核和登记制度。查阅需经档案保存单位同意，填写档案查阅登记单（见附件7），做好档案利用效果记载，及时汇编档案利用效果典型实例，定期进行档案利用数据统计及分析。未经档案保存单位同意，任何单位和个人不得复印、借阅档案资料。
第五章 鉴定销毁和移交
第十六条 各级社保经办机构应由相关负责人、档案管理人员、业务经办人员和人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组，对保管期满档案进行鉴定。鉴定工作结束后应撰写鉴定报告，报分管领导审批，报人力资源社会保障行政部门备案。
第十七条 对经过鉴定可以销毁的档案，应编制销毁清册（见附件8）报人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。销毁档案应由两人或两人以上监销，并在档案行政管理部门指定地点销毁。监销人员要在销毁清册上签名并注明销毁方式、时间和地点。销毁清册和鉴定报告放入全宗卷永久保存。
未经鉴定和批准，任何单位和个人不得擅自销毁档案。不得作为废纸变卖。
第十八条科 各级社保经办机构应当按照档案管理有关规定，定期向当地国家综合档案馆移交档案，做好移交登记和相关统计工作。
第六章 法律责任
第十九条 社保经办机构有下列情形之一的，限期改正并对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一） 将公务活动中形成的应当归档的文件材料，利用职务之便据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的；
（三）擅自销毁档案的；
（四）涂改、伪造档案，擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；
（五）擅自提供、抄录、复制档案，泄露用人单位或个人信息的；
（六）未建立档案安全管理规章制度的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的；
（八）档案安全事故发生后，不及时组织抢救，且隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告，并干扰阻挠有关部门调查的；
（九）违反国家档案法律、法规的其他行为。
第七章 附则
第二十条 本办法由重庆市人力资源和社会保障局负责解释。
第二十一条 本办法于2017年1月1日起施行。2013年5月20日由重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局印发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）同时废止。
附件：1．重庆市社保业务档案整理规范
2．社会保险业务档案归档交接单
3．社会保险业务材料归档范围与保管期限
4．档案库房设施、设备及耗材配置
5．档案安全定期检查记录
6．社会保险业务档案管理基本情况统计表和社会保
险业务档案月（年）统计表
7．社会保险业务档案利用登记单
8．社会保险业务档案销毁清册
9．案卷封面
10．卷内文件目录
11．行政区划代码表
12．社会保险业务档案案卷目录
13．档案卷盒和印章式样
14．备考表
附件1
重庆市社保业务档案整理规范
一、分类
各级社保经办机构应根据《管理规范》的要求即每个年度按照档案类别、案卷类别的层次进行业务档案分类。
根据重庆市社保工作情况，对以下三种业务材料的分类作如下补充说明：
一是定点医疗机构、定点零售药店、药品目录、个人账户购买商业保险产品和健康产品等审核材料，归入社会保险管理类，案卷类别名称为机构目录审核材料，案卷类别代码为（10），保管期限为30年；
二是信息化管理材料，归入社会保险管理类，案卷类别名称为信息化管理材料，案卷类别代码为（11），保管期限为10年；
三是档案类别增加劳动鉴定类，代码为lj，包括两个案卷类别，分别为病退鉴定材料，代码为（01）；工伤鉴定材料，代码为（02），保管期限均为50年。
二、组卷
社保经办人员在一个业务流程结束后，根据社保工作环节和文件材料页数，选择同一主体（参保单位、参保个人）或同一内容自然时段即一个单位或一个人、同一表种一个月、一个季度或一年组成一卷或数卷，附上案卷封面（见附件9）和卷内文件目录（见附件10），完成组卷工作。
案卷封面项目包括全宗名称、档案类别、案卷题名、案卷档号、业务材料形成起止年月、保管期限、业务材料件数、业务材料页数。
全宗名称：立档单位全称或通用简称；
档案类别：《管理规范》中类别名称和案卷类别代码。例：社会保险管理类（03）；
案卷题名：卷内文件题名+参保单位名称或参保人员姓名和身份证号码；
案卷档号：见“编制档号”；
业务材料形成起止年月：卷内业务材料办结的时间或内容针对时间；
保管期限：卷内文件材料的保管期限；
业务材料件数：卷内文件的件数；
业务材料页数：有文字页面的页数。
三、卷内排列
卷内按照案卷封面、卷内文件目录、业务材料的顺序排列。
业务材料按照业务表单在前、审核凭证在后，重要凭证在前，次要凭证在后的顺序排列。业务审核凭证排列顺序应与业务报表名册中人员顺序保持一致。
四、装订
根据档案材料形成情况和档案数字化处理要求进行装订。不需数字化处理的文件材料，采取粘贴方式或不锈钢订书钉、铆管装订；需数字化的文件材料，在未扫描前用对纸张无害的工具装订，如：文件夹、长尾夹、曲别针等。数字化处理后可不装订，根据情况按盒、卷封装保管。
装订前应对破损文件作复制或修复处理，并以A4标准页面折叠和托裱；剔除影响档案保管保护的附着物；纵向文件左侧装订，下方和装订方对齐。横向文件表头方装订，表头方和左侧方对齐。
五、编制档号
业务档案的案卷档号包括：行政区划代码、全宗号（或经办机构代码）、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号。
档号编制要求为：
——行政区划代码：应按照GB/T 2260-2007的规定表示（见附件11）；
——全宗号：档案馆给本单位编定的代码号。以三位阿拉伯数字表示，不足三位前面用0占位；
——年度：以四位阿拉伯数字表示；
——保管期限代码和档案类别代码：按照《管理规范》的规定编制；
——案卷类别代码：以两位阿拉伯数字表示，在档案类别内从“01”开始依次标注；
——案卷号：在分类方案的最低一级案卷类别内从“0001”开始依次标注；
案卷内业务材料应编制页码，以三位阿拉伯数字表示，在案卷内从“001”开始依次标注。页码位置在业务材料右上角20mm×20mm处，背面有正文的位置在左上角相同位置。案卷内以“件”为单位组卷的，应在卷内文件目录中标注业务材料的页数。
业务档案的文件档号结构如下：
六、编制条码
条码号由业务类别代码、行政区划代码、数据来源、文件材料类别代码、文件材料系统流水号5个号段组成，附在案卷封面右下角处。
七、编目
业务档案目录应包括机读目录和纸质目录。
机读目录中，案卷级著录项目应包括：行政区划代码、全宗号、全宗名称、年度、保管期限、保管期限代码、档案类别、档案类别代码、案卷题名、案卷类别代码、案卷号、立卷部门、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、业务材料件数、业务材料页数、档案室入库时间、存放位置索引、案卷状态、鉴定结果、销毁批号、备注。
机读目录中，文件级著录项目应包括：行政区划代码、全宗号、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号、件号、文件题名、单位代码、单位名称、社会保障号码、姓名、形成年月、页数、备注。
纸质目录中，卷内文件目录项目应包括：件号、单位代码（社会保障号码）、单位名称（姓名）、文件题名、业务材料形成年月、页号（页数）。
纸质目录中，案卷目录项目应包括：全宗名称、年度、保管期限、档案类别、案卷题名、案卷号、业务材料件数、业务材料页数、存放位置、备注（见附件12）。
编制案卷目录，应在“案卷题名”后加注单位名称（参保人员姓名和身份证号码），并用小括号标注，以便查阅利用。
八、装盒及填写备考表
整理好的档案应按档号顺序装入档案盒，盒内数量适中，以档案盒平整为准。不同年度、不同类别，不同保管期限的档案不得装入同一档案盒内。
采取封装方式保管的档案，封装好后再按排列顺序放入档案盒内保管。
档案盒应按照重庆市社会保险局统一规范式样，采用对纸张无害的材料制作， 封面背脊用特制的专用印章和号码章及黑色印油盖制，盖印端正、清晰、整洁、美观（见附件13）。
按盒填写备考表。项目包括：盒内情况说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期（见附件14）。
盒内情况说明：盒内业务材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明，由档案管理人员注明发生或发现问题的时间、人员）
立卷人： 档案整理人员姓名。
立卷日期：整理工作完成日期。
检查人： 档案质量检查人姓名。
检查日期：检查日期。
