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关于印发《重庆市会计档案整理规则》的通知

来源:未知   时间:2016-09-14

重庆市档案局
重庆市财政局
渝档发〔2016〕8号
 
 重庆市档案局 重庆市财政局
关于印发《重庆市会计档案整理规则》的通知
各区县(自治县)档案局、财政局,万盛经开区档案局、财政局,市级各部门、各企业、事业单位,有关单位:
    《重庆市会计档案整理规则》已经市档案局、市财政局审议通过,自2016年9月1日起执行。
重庆市档案局 重庆市财政局
2016年7月13日
重庆市会计档案整理规则
    第一条  为确保会计档案材料立卷归档质量,便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)、《重庆市档案收集管理办法》的有关规定,结合我市实际,制定本规则。
    第二条  本规则适用于重庆市各级机关、社会团体、企业事业单位和其他组织,以及经其上级确定、列入地方国家综合档案馆接收范围的单位。
上级主管部门有特殊规定的,从其规定。
    第三条  单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案,应当列入会计档案收集归档范围。
    单位在财务管理工作中形成的预算、计划、制度等文件材料,不列入会计档案收集归档范围,纳入文书档案管理。
    第四条  属于归档范围的会计资料应当收集齐全完整。归档会计资料的纸张、书写和装订材料应当符合档案保护要求,破损和残缺的会计资料应当予以修裱。
    属于归档范围的电子会计资料,其文件格式、元数据、存储要求应当符合国家档案管理的有关规定,确保电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
    第五条  满足《会计档案管理办法》第八条规定条件,单位内部形成的属于归档范围的,以及从外部接收的附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
    第六条  不符合本规则第五条规定,以及具有永久或者其他重要保存价值的会计档案,纸质、电子会计档案同时保存。单位应当结合自身实际,确定本单位的具有重要保存价值的会计档案的标准,并保持相对稳定。
    第七条  会计档案材料分为会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。
    (一)会计凭证类,包括原始凭证、记账凭证。
    (二)会计账簿类,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
    (三)财务会计报告类,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
    (四)其他会计资料类,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
    第八条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类,从会计年度终了后的第一天算起。定期一般分为30年和10年。破产企业、撤销单位会计档案保管期限到期后可适度延长。
    财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限见附件1;企业和其他组织会计档案保管期限见附件2。
    第九条  会计档案的整理应当遵循会计档案材料的形成规律,保持会计档案材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用;保证纸质会计档案和电子会计档案整理协调统一。
    第十条  会计档案的档号结构格式为“全宗号-档案门类•年度-保管期限-案卷号”,其填写要求如下:
    (一)“全宗号”填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。
    (二)“档案门类•年度”中会计档案门类以代码“KJ”标识;年度即本卷会计档案所属年度,如“2016”。
    (三)“保管期限”指本卷会计档案的保管期限。档号结构格式、归档章中保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识;添加封面、档案实体、档案盒、案卷目录中的保管期限均按永久、30年、10年字样填写。
    (四)“案卷号”指本卷会计档案的案卷编号。档号结构格式中案卷号用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0001”;添加封面、档案实体、归档章、档案盒上的案卷号不需用“0”补足。
    例:“1348-KJ•2016-D30-0001”
    (全宗号)-(档案门类•年度)-(保管期限)-(案卷号)
    第十一条  会计档案区分会计类别、年度、保管期限和会计档案材料名称组卷。
    (一)会计凭证组卷:装订成册的会计凭证一册一卷。
    (二)会计账簿、财务会计报告、其他会计资料组卷:区分会计档案材料类别,同年度同类别中,区分保管期限和会计档案材料名称组卷,用线或不锈钢订书钉装订成一卷或数卷,装订时可以添加会计档案封面。订本式会计账簿保持原装订方式。
    会计档案封面设置全宗名称、类别、案卷题名、全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目。其式样见附件3图A。各项目内容及其填写要求如下:
    1.“全宗名称”指立档单位名称,填写全称或规范化简称。
    2.“类别”指会计档案所属类别,填写会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。
    3.“案卷题名”指会计档案案卷标题,由单位名称+会计年度(或会计年度月份)+会计档案材料名称构成,如“重庆市档案局2016年总账”、“重庆市档案局2016年4月财务会计报告”。
    4.“全宗号”、“档案门类”、“年度”、“保管期限”、“案卷号”填写要求同档号结构格式。
    第十二条  会计档案在同一年度内区分保管期限排列。
    (一)保管期限为永久的会计档案,按照形成时间先后顺序排列。
    (二)保管期限为30年的会计档案,会计凭证排列在前,会计账簿排列在后。会计凭证按记账分类、逐月按凭证号先后顺序排列;会计账簿按总账、明细账、日记账、其他账簿等顺序排列。
    (三)保管期限为10年的会计档案,按照财政总预算、税收会计单位10年保管期限会计凭证,财务会计报告,银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等依次排列。
第十三条  会计档案应按其排列顺序编制案卷号,并按要求编制页号。
    (一)编制案卷号。会计档案应按其排列顺序,在同一年度同一保管期限内,从“1”开始逐卷编制案卷号。案卷号编制要求如下:
    1.会计凭证案卷号填写在每册会计凭证封面右上角或封面相应位置。
    2.会计账簿、财务会计报告和其他会计资料案卷号填写在添加封面相应位置。未添加封面的,可在原封面右上角空白处加盖会计档案归档章。归档章设置全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目,归档章式样见附件3图B。全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号填写要求同档号结构格式。
    (二)编制页号。除会计凭证外的会计档案均应编制页号。每一案卷在有文字和图表的页面上从“1”开始编制顺序号,页号位置在页面正面的右上角,背面的左上角。已有页号且符合要求的,可以不再编制页号。
    第十四条  会计档案应按其案卷号顺序依次装盒。会计凭证装入会计凭证盒,一盒可装一卷或数卷;会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒,同一保管期限的,一盒可装一卷或数卷。会计档案盒应采用无酸纸制作。
    (一)填写会计凭证盒封面和盒脊项目。凭证盒封面设置全宗名称;凭证盒盒脊设置全宗号、年度、月份、凭证起止号、保管期限、案卷号等项目。会计凭证盒封面、盒脊式样见附件4图C和附件5图D。各项目内容及其填写要求如下:
    1.“月份”指本盒会计凭证所属月份,如“5”、“11”。
    2.“凭证起止号”指本盒内会计凭证的起号和止号,起、止号之间用“-”连接。
    3.“案卷号”指本盒会计凭证案卷编号,盒内2卷以上的,填写起止案卷号,起、止号之间用“-”连接。
    4.“全宗名称”填写要求同“组卷”中“全宗名称”项,“全宗号”、“年度”、“保管期限”填写要求同档号结构格式。
    (二)会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒。其封面设置全宗名称;盒脊设置全宗号、年度、保管期限、案卷号等项目。会计档案盒封面、盒脊式样见附件6图E。
    封面、盒脊各项目填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目。
    (三)放置备考表。备考表置于会计档案盒内末。备考表设置盒内情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期等项目。其式样见附件7图F。各项目内容及其填写要求如下:
    1.“盒内情况说明”填写盒内会计档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
    2.“整理人”填写负责整理会计档案的人员签名或签章。
    3.“整理日期”填写会计档案整理完成日期。
    4.“检查人”填写负责检查会计档案整理质量的人员签名或签章。
    5.“检查日期”填写会计档案检查完毕的日期。
    第十五条  纸质会计档案按其排列编号顺序,逐卷编制并打印案卷目录;仅以电子形式归档保存的电子会计档案也要编制并打印案卷目录。案卷目录需添加封面。
    (一)会计档案案卷目录设置档号、题名、凭证起止号/页数、年度、保管期限、备注等项目。其式样见附件8图G。各项目内容及其填写要求如下:
    1.“题名”指会计档案案卷标题。标题构成同“组卷”中“案卷题名”项,如“重庆市档案局2016年1月记账凭证”、“重庆市档案局2016年总账”。
    2.“页数”指本卷会计档案(会计凭证除外)的实有页数。
    3.“备注”指本卷会计档案需要说明的事项。
    4.“档号”填写要求同档号结构格式;“凭证起止号”、“年度”、“保管期限”填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目。其中“凭证起止号”为会计凭证填写项目。
    (二)会计档案案卷目录封面设置全宗名称、类别、年度、保管期限等项目。其式样见附件9图H。各项目内容及其填写要求如下:
    1.“类别”指会计档案所属类别,填写“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务会计报告类”或“其他会计资料类”,案卷目录中反映多个类别的,应逐一填写。
    2.“全宗名称”填写要求同“组卷”中“全宗名称”项,“年度”、“保管期限”填写要求同档号结构格式。
    第十六条  会计档案区分载体形式,按其排列方法分别入柜存放,预留必要空间,避免频繁倒架。
    第十七条  归档电子会计档案材料组织保管单位(组卷)、排列、编号、编目,应符合本规则纸质会计档案材料整理相关规定。
    第十八条  归档电子会计档案材料的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。
    第十九条  归档电子会计档案材料整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T18894等标准的应用系统。
    第二十条  单位会计档案移交清册、保管清册、销毁清册及会计档案鉴定意见书纳入全宗卷管理。
    第二十一条  本规则引用的标准和规范,国家和市有新制定(修订)的,按新制定(修订)的执行。
    第二十二条  市属金融机构可以根据本规则制定实施细则,报重庆市档案局、重庆市财政局备案。
    第二十三条  本规则由重庆市档案局、重庆市财政局负责解释。
    第二十四条  本规则自2016年9月1日起施行。重庆市档案局、重庆市财政局《关于进一步规范会计档案整理工作的通知》(渝档发〔2010〕26号)同时废止。
附件1
财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备注
财政
总预算
行政单位事业单位 税收
会计
会计凭证        
1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 10年   10年  
2 各收入机关编送的报表 10年      
3 行政单位和事业单位的各种会计凭证   30年   包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表
4 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 30年     包括:拨款凭证和其他会计凭证
会计账簿        
5 日记账   30年 30年  
6 总账 30年 30年 30年  
7 税收日记账(总账)     30年  
8 明细分类、分户账或登记簿 30年 30年 30年  
9 行政单位和事业单位固定资产卡片       固定资产报废清理后保管5年
财务会计报告        
10 政府综合财务报告 永久     下级财政、本级部门和单位报送的保管2年
11 部门财务报告   永久   所属单位报送的保管2年
12 财政总决算 永久     下级财政、本级部门和单位报送的保管2年
13 部门决算   永久   所属单位报送的保管2年
14 税收年报(决算)     永久  
15 国家金库年报(决算) 10年      
16 基本建设拨、贷款年报(决算) 10年      
17 行政单位和事业单位会计月、季度报表   10年   所属单位报送的保管2年
18 税收会计报表     10年 所属税务机关报送的保管2年
其他会计资料        
19 银行存款余额调节表 10年 10年    
20 银行对账单 10年 10年 10年  
21 会计档案移交清册 30年 30年 30年  
22 会计档案保管清册 永久 永久 永久  
23 会计档案销毁清册 永久 永久 永久  
24 会计档案鉴定意见书 永久 永久 永久  
 
注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理。
 
附件2
企业和其他组织会计档案保管期限表
 

序号 档案名称 保管期限 备  注
会计凭证    
1 原始凭证 30年  
2 记账凭证 30年  
会计账簿    
3 总账 30年  
4 明细账 30年  
5 日记账 30年  
6 固定资产卡片   固定资产报废清理后保管5年
7 其他辅助性账簿 30年  
财务会计报告    
8 月度、季度、半年度财务会计报告 10年  
9 年度财务会计报告 永久  
其他会计资料    
10 银行存款余额调节表 10年  
11 银行对账单 10年  
12 纳税申报表 10年  
13 会计档案移交清册 30年  
14 会计档案保管清册 永久  
15 会计档案销毁清册 永久  
16 会计档案鉴定意见书 永久  
 
 
附件3


附件4

附件5


附件6

附件7

附件8

附件9

重庆市档案局办公室                 2016年7月13日印发
 

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